Od roku 2027 bude e-fakturácia povinná, no počas prechodného obdobia nebude digitálny poštár vždy jedinou možnosťou doručenia.
Od roku 2027 čaká podnikateľov nová povinnosť v podobe elektronickej fakturácie. Hoci sa s ňou spája aj využívanie digitálneho poštára, zákon počas prechodného obdobia umožňuje e-faktúry za určitých podmienok posielať aj iným spôsobom.
Elektronická fakturácia začne na Slovensku platiť od 1. januára 2027 a dotkne sa aj podnikateľov, ktorí nie sú platiteľmi DPH. Súčasťou nového systému bude doručovacia služba, známa ako digitálny poštár, cez ktorú sa budú elektronické faktúry odosielať v predpísanom formáte a údaje z nich sa budú zároveň dostávať k finančnej správe.
Zákon však počíta aj s prechodným obdobím, počas ktorého nebude vždy nevyhnutné posielať e-faktúru práve cez digitálneho poštára. Ak s tým príjemca súhlasí a faktúra spĺňa požadovaný formát a obsah, možno ju doručiť aj iným spôsobom, napríklad zabezpečeným e-mailom. V článku sa pozrieme na to, kedy je takýto postup možný, aké formy súhlasu sa akceptujú, aké riziká môže priniesť doručovanie mimo certifikovanej služby a prečo sa podnikatelia musia na digitálneho poštára pripraviť aj vtedy, keď ho počas prechodného obdobia neplánujú aktívne využívať.
E-fakturácia od roku 2027 a úloha digitálneho poštára
Od 1. januára 2027 čaká podnikateľov na Slovensku nová povinnosť v podobe elektronickej fakturácie. Nepôjde pritom len o zmenu pre platiteľov DPH, keďže nová povinnosť sa má dotknúť aj neplatiteľov DPH. Firmy by sa preto mali na nové pravidlá pripraviť včas a venovať pozornosť tomu, ako budú elektronické faktúry odosielať a prijímať.
Súčasťou nového systému bude doručovacia služba, označovaná aj ako digitálny poštár. Jej úlohou bude zabezpečiť distribúciu elektronickej faktúry v stanovenom formáte. Zároveň bude digitálny poštár údaje z e-faktúry zasielať Finančnej správe SR.
Zákon však počas prechodného obdobia počíta aj so situáciami, keď sa elektronická faktúra nebude musieť doručiť cez digitálneho poštára. Táto možnosť má svoje podmienky a neznamená, že podnikatelia sa doručovacej službe môžu úplne vyhnúť. Práve preto je dôležité rozumieť rozdielu medzi povinnosťou byť na digitálneho poštára pripravený a možnosťou dočasne využiť aj iný spôsob doručenia e-faktúry.
Prechodné obdobie môže podnikateľom uľahčiť nábeh na e-fakturáciu, no nemalo by byť dôvodom na odklad príprav. Aj keď bude možné za určitých podmienok posielať e-faktúry mimo digitálneho poštára, firmy musia byť pripravené na ich prijímanie a odosielanie cez doručovaciu službu.
Kedy netreba použiť digitálneho poštára
Hoci digitálny poštár bude dôležitou súčasťou elektronickej fakturácie, počas prechodného obdobia zákon umožňuje aj iný spôsob doručenia e-faktúry. Podnikateľ však musí splniť viacero podmienok – najmä dodržať predpísaný formát faktúry a mať súhlas príjemcu.
E-faktúra môže ísť aj iným spôsobom
Zákon o DPH počas prechodného obdobia umožňuje, aby elektronická faktúra nebola doručená výlučne cez digitálneho poštára. Ak sa e-faktúra zasiela prostredníctvom doručovacej služby, súhlas príjemcu nie je potrebný. Ak sa však podnikateľ rozhodne poslať ju iným spôsobom, súhlas príjemcu už potrebný je.
V praxi to znamená, že e-faktúra môže byť doručená aj mimo certifikovanej doručovacej služby, napríklad zabezpečeným e-mailom alebo cez vlastný EDI kanál. Musí však byť vyhotovená v predpísanom formáte, obsahovať požadované údaje a druhá strana musí s takýmto spôsobom doručenia súhlasiť.
Táto možnosť platí počas prechodného obdobia do 30. júna 2030. Pre podnikateľov môže byť praktická najmä vtedy, ak potrebujú viac času na prispôsobenie svojich interných systémov novým pravidlám elektronickej fakturácie.
Aký súhlas príjemcu sa akceptuje
Zákon neurčuje presnú formu, akou má príjemca súhlas so zasielaním e-faktúry mimo digitálneho poštára vyjadriť. Podnikatelia teda nie sú viazaní jedným konkrétnym spôsobom potvrdenia. Finančná správa uvádza, že súhlas môže byť udelený akýmkoľvek spôsobom, napríklad písomne, priamo v zmluve alebo e-mailom.
Akceptovať sa môže aj takzvaný konkludentný súhlas. Ide o situáciu, keď príjemca svoj súhlas nevyjadrí výslovne, ale dá ho najavo svojím konaním. Napríklad tým, že faktúru doručenú mimo digitálneho poštára prijme, spracuje ju alebo ju zaplatí. Aj takýto postup môže byť podľa finančnej správy považovaný za súhlas so zaslaním e-faktúry iným spôsobom.
Pre podnikateľov je preto dôležité rozlišovať medzi doručením cez digitálneho poštára a doručením mimo neho. Ak sa e-faktúra posiela cez doručovaciu službu, súhlas príjemcu nie je potrebný. Ak sa však posiela iným spôsobom, súhlas príjemcu je jednou zo základných podmienok, aby bol takýto postup možný.
Ak sa s obchodným partnerom dohodnete na zasielaní e-faktúr mimo digitálneho poštára, odporúčame mať spôsob doručenia jasne dohodnutý vopred. Hoci finančná správa akceptuje aj konkludentný súhlas, v praxi je bezpečnejšie, ak je dohoda zachytená napríklad v zmluve alebo e-mailovej komunikácii.
Riziká a povinnosti pri doručovaní mimo digitálneho poštára
Ak sa podnikateľ rozhodne poslať e-faktúru iným spôsobom ako cez certifikovaného digitálneho poštára, napríklad zabezpečeným e-mailom alebo cez vlastný EDI kanál, musí počítať s tým, že prichádza o výhody spojené s preukázateľným doručením.
V praxi môžu vzniknúť situácie, keď príjemca tvrdí, že faktúru nedostal, skončila v nevyžiadanej pošte alebo sa z iného dôvodu nedoručila. To môže viesť k sporom o doručenie faktúry, začiatok plynutia lehoty splatnosti alebo k oneskorenej úhrade.
Digitálny poštár naopak zabezpečuje potvrdenie o odoslaní a doručení elektronickej faktúry, overenie identity odosielateľa a príjemcu a vyššiu istotu, že faktúra sa dostane k správnemu adresátovi. Tým sa znižuje riziko sporov a zjednodušuje preukazovanie doručenia.
Pri doručovaní mimo digitálneho poštára je dôležitá aj oznamovacia povinnosť. Ak podnikateľ pošle e-faktúru iným spôsobom so súhlasom príjemcu, nemá zákonnú povinnosť oznamovať údaje finančnému riaditeľstvu. Počas prechodného obdobia sa však údaje z e-faktúr naďalej štandardne uvádzajú v kontrolnom výkaze DPH.
Prečo sa digitálnemu poštárovi aj tak nevyhnete úplne
Hoci zákon počas prechodného obdobia umožňuje za určitých podmienok zasielať e-faktúry aj mimo digitálneho poštára, neznamená to, že podnikatelia sa môžu doručovacej službe úplne vyhnúť. Povinnosť byť pripravený na prijímanie, prípadne aj odosielanie elektronických faktúr cez doručovaciu službu zostáva zachovaná.
Zákon o DPH stanovuje, že každá zdaniteľná osoba, ktorá je povinná vyhotoviť elektronickú faktúru, musí zabezpečiť, aby mohla e-faktúru zaslať a prijať prostredníctvom doručovacej služby. Rovnako osoba, ktorej je v tuzemsku dodaný tovar alebo služba, musí byť pripravená prijať elektronickú faktúru zaslanú doručovacou službou.
V praxi to znamená, že aj keď sa podnikateľ so svojím obchodným partnerom dohodne na inom spôsobe doručenia, napríklad zabezpečeným e-mailom, musí byť pripravený aj na komunikáciu cez digitálneho poštára. Prechodné ustanovenie teda poskytuje určitú flexibilitu pri doručovaní, no neruší povinnosť zabezpečiť pripravenosť na doručovaciu službu.
Táto možnosť je navyše časovo obmedzená. Prechodné ustanovenie platí od 1. januára 2027 do 30. júna 2030. Od 1. júla 2030 sa majú pravidlá zmeniť v súvislosti so smernicou ViDA. Kontrolný výkaz sa zruší, zavedie sa plošná oznamovacia povinnosť a rozšíri sa množina údajov z elektronických faktúr, ktoré sa budú doručovať a oznamovať finančnému riaditeľstvu prostredníctvom doručovacej služby.
FAQ: najčastejšie otázky o digitálnom poštárovi a e-fakturácii
Pravidlá elektronickej fakturácie a používania digitálneho poštára prinášajú viacero praktických otázok. Nižšie nájdete stručné odpovede na najčastejšie situácie, ktoré môžu podnikateľov zaujímať pri príprave na e-fakturáciu od roku 2027.
1. Odkedy bude elektronická fakturácia povinná a koho sa týka?
Povinná elektronická fakturácia nadobúda na Slovensku účinnosť od 1. januára 2027. Nová povinnosť sa nebude vzťahovať len na platiteľov DPH, ale dotkne sa aj neplatiteľov DPH. Podnikatelia by sa preto mali na túto zmenu pripraviť včas a riešiť aj spoluprácu s poskytovateľmi doručovacích služieb.
2. Kedy je možné poslať elektronickú faktúru iným spôsobom ako cez digitálneho poštára?
Zákon o DPH umožňuje počas prechodného obdobia poslať e-faktúru aj mimo digitálneho poštára, ak s tým súhlasí príjemca plnenia. Podmienkou je, aby bola faktúra vyhotovená v predpísanom formáte a obsahovala požadované údaje. V praxi môže ísť napríklad o doručenie cez zabezpečený e-mail alebo vlastný EDI kanál.
3. Akú formu súhlasu musí odberateľ udeliť pri zasielaní faktúr mimo doručovacej služby?
Zákon neurčuje presnú formu súhlasu, preto ho môže odberateľ udeliť rôznymi spôsobmi, napríklad písomne, v zmluve alebo e-mailom. Finančná správa akceptuje aj konkludentný súhlas. Ten môže vzniknúť napríklad vtedy, keď odberateľ faktúru prijme, spracuje alebo ju uhradí.
4. Musím byť pripravený na digitálneho poštára aj vtedy, ak využívam prechodnú výnimku?
Áno. Aj keď podnikateľ počas prechodného obdobia využije iný spôsob doručenia, musí byť pripravený na prijatie, prípadne aj odoslanie e-faktúry cez doručovaciu službu. Táto povinnosť vyplýva zo zákona o DPH a týka sa odosielania aj prijímania elektronických faktúr v tuzemsku.
5. Dokedy platí prechodné obdobie a čo sa zmení po jeho skončení?
Možnosť zasielať e-faktúry mimo digitálneho poštára je dočasná. Prechodné obdobie trvá od 1. januára 2027 do 30. júna 2030. Od 1. júla 2030 sa pravidlá zmenia v súvislosti so smernicou ViDA, zruší sa kontrolný výkaz a zavedie sa plošná oznamovacia povinnosť.
Nie ste si istí, ako sa pripraviť na e-fakturáciu od roku 2027?
Elektronická fakturácia prinesie podnikateľom nové povinnosti a s nimi aj potrebu pripraviť sa na prijímanie a odosielanie e-faktúr cez digitálneho poštára. Aj keď počas prechodného obdobia bude možné za určitých podmienok využiť aj iný spôsob doručenia, správne nastavenie procesov netreba odkladať.
Napíšte nám a pozrieme sa na vašu situáciu konkrétne. Pomôžeme vám zorientovať sa v tom, čo sa vás bude týkať, na čo sa pripraviť a ako nastaviť účtovné procesy tak, aby boli v súlade s novými pravidlami.