Pripravte sa na nové pravidlá fakturácie a povinnosti, ktoré prinesie rok 2027
Mimovládny sektor čaká dôležitá zmena v oblasti spracovania faktúr. Od 1. januára 2027 sa elektronická fakturácia dotkne aj občianskych združení, nadácií, neziskových organizácií a ďalších právnických osôb. Všetky tuzemské právnické osoby budú musieť byť pripravené prijímať elektronické faktúry. Rozsah ďalších povinností však bude závisieť najmä od toho, či je konkrétna organizácia platiteľom DPH.
Na nové pravidlá je vhodné pripraviť sa v dostatočnom predstihu. Organizácie si budú musieť skontrolovať svoje údaje, elektronické prístupy aj používaný účtovný alebo fakturačný systém. Správne nastavená e-faktúra pre mimovládne organizácie môže zároveň zjednodušiť spracovanie dokladov, obmedziť manuálne prepisovanie údajov a znížiť riziko chýb.
V článku sa dozviete, aké povinnosti vzniknú platiteľom a neplatiteľom DPH, ako bude prebiehať automatické prideľovanie DIČ a na čo bude slúžiť digitálny poštár. Priblížime tiež praktické kroky od kontroly údajov a prístupov na portál finančnej správy až po výber vhodného riešenia na prijímanie, spracovanie a prípadné odosielanie e-faktúr.
Všeobecný prehľad nových pravidiel nájdete v článku E-faktúra 2027: koho sa nová povinnosť týka.
Ktorých mimovládnych organizácií sa e-faktúra týka
Dve odlišné povinnosti a rozhodujúce postavenie z pohľadu DPH
Od 1. januára 2027 sa pri zákonom určených tuzemských transakciách zmení spôsob vyhotovovania, odosielania a prijímania faktúr. Pre mimovládne organizácie je dôležité rozlišovať medzi dvoma samostatnými povinnosťami: prijímaním e-faktúr a ich vyhotovovaním a odosielaním. Rozsah týchto povinností závisí predovšetkým od toho, či je organizácia platiteľom DPH.
Na prijímanie e-faktúr musia byť pripravené občianske združenia, nadácie, neziskové organizácie a ďalšie tuzemské právnické osoby. Táto povinnosť sa teda týka aj organizácií, ktoré nie sú platiteľmi DPH alebo nevykonávajú podnikateľskú činnosť.
Mimovládna organizácia v postavení neplatiteľa DPH musí vedieť prijať e-faktúru, ktorú jej dodávateľ povinne vyhotoví a odošle v elektronickom formáte. Sama však podľa tohto režimu nemá povinnosť e-faktúry vyhotovovať a odosielať. Nič na tom nemení ani pridelenie daňového identifikačného čísla (DIČ). DIČ bude slúžiť ako základný identifikátor organizácie v systéme eFaktúry, jeho pridelením sa však organizácia nestáva platiteľom DPH a automaticky jej nevzniká povinnosť podávať daňové priznanie.
Kedy musí organizácia e-faktúry aj vyhotovovať
Širší rozsah povinností sa týka mimovládnej organizácie, ktorá je platiteľom DPH. Takáto organizácia musí byť pripravená e-faktúry prijímať a pri splnení zákonných podmienok ich aj vyhotovovať a odosielať.
Povinnosť vystaviť e-faktúru však nevznikne pri každej činnosti alebo transakcii organizácie. Týka sa zákonom určených tuzemských dodaní tovarov alebo služieb inému tuzemskému podnikateľovi, zdaniteľnej osobe alebo právnickej osobe. Rozhodujúce je preto nielen postavenie organizácie ako platiteľa DPH, ale aj druh dodania a postavenie jeho príjemcu.
Ak organizácia dodáva tovary alebo služby bežnému občanovi v postavení spotrebiteľa, povinná elektronická fakturácia sa na takýto vzťah nevzťahuje. Od 1. januára 2027 do 30. júna 2030 sa nový režim vzťahuje na tuzemské osoby a zákonom určené tuzemské dodania. Pri každej konkrétnej situácii preto treba posúdiť, kto dodanie uskutočňuje, komu je určené a či spĺňa podmienky povinnej elektronickej fakturácie.
Na prijímanie môže stačiť aj jediná faktúra
Počet spracovaných dokladov nerozhoduje o tom, či má byť organizácia pripravená na prijímanie e-faktúr. Aj mimovládna organizácia s malým počtom faktúr môže dostať elektronickú faktúru od dodávateľa, ktorý je platiteľom DPH a uskutočňuje zákonom určené tuzemské dodanie.
V praxi môže ísť napríklad o faktúry za nájom priestorov alebo vybavenia, energie, telefón, internet, externé účtovníctvo, softvérové licencie, služby alebo nakúpený tovar. Podmienkou je, že dodávateľ je platiteľom DPH a ide o dodanie, na ktoré sa vzťahuje povinná elektronická fakturácia.
Takáto faktúra sa nebude posielať ako bežný dokument v prílohe e-mailu. Doručená bude prostredníctvom certifikovaného digitálneho poštára a siete Peppol. Mimovládna organizácia preto musí mať zabezpečené vhodné riešenie, pomocou ktorého dokáže e-faktúru prijať, skontrolovať, spracovať a odovzdať na zaúčtovanie.
S prípravou na e-faktúru nečakajte do konca roka 2026. Včas si skontrolujte pridelené DIČ, elektronické prístupy a pripravenosť účtovného systému. Dohodnite sa aj s účtovníkom, kto bude e-faktúry prijímať, kontrolovať a spracovávať.
DIČ, elektronické prístupy a digitálny poštár
Daňové identifikačné číslo, skrátene DIČ, je základným identifikátorom mimovládnej organizácie v systéme eFaktúry. Podľa neho ju bude možné rozpoznať v sieti Peppol a správne jej doručiť elektronickú faktúru. Približne 58-tisíc organizácií, ktoré doteraz DIČ nemali, ho finančná správa pridelí automaticky. Vo väčšine prípadov preto nebude potrebné podávať žiadosť ani navštíviť daňový úrad. Rozhodnutie o registrácii k dani z príjmov a pridelení DIČ príde do elektronickej schránky na Slovensko.sk alebo poštou.
Výnimkou sú špecifické subjekty, napríklad organizačné zložky s 12-miestnym IČO, ktoré nie sú ako samostatné právnické osoby evidované v registri právnických osôb. Tie musia o DIČ požiadať samy prostredníctvom registračného formulára. Samotné pridelenie DIČ neznamená, že sa organizácia stáva platiteľom DPH, ani jej automaticky nevzniká povinnosť podávať daňové priznanie. Po doručení rozhodnutia je však potrebné skontrolovať správnosť údajov, overiť zverejnenie v zoznamoch finančnej správy a oznámiť pridelené DIČ hlavným dodávateľom.
Na využívanie elektronických služieb musí mať štatutár alebo poverená osoba nastavené potrebné prístupy. Dôležitá je elektronická schránka na Slovensko.sk, do ktorej môže byť doručené rozhodnutie o pridelení DIČ. Fyzická osoba konajúca za organizáciu zároveň potrebuje používateľský účet na portáli finančnej správy. Pri registrácii prostredníctvom Slovensko.sk nie je potrebná osobná návšteva daňového úradu. Ak sa použije registračný formulár, proces treba dokončiť na daňovom úrade. Následne je potrebné požiadať o autorizovaný prístup ku konkrétnej organizácii. Až po schválení autorizácie možno za organizáciu využívať elektronické služby a riešiť výber doručovacieho riešenia.
E-faktúra nie je obyčajný PDF dokument poslaný e-mailom, ale štruktúrovaný XML súbor podľa európskej normy EN 16931. Jeho jednotná štruktúra umožňuje účtovným programom automaticky spracovať údaje bez ručného prepisovania. Na bezpečné odosielanie a prijímanie týchto faktúr slúži certifikovaný poskytovateľ doručovacích služieb, označovaný ako digitálny poštár. Prostredníctvom siete Peppol zabezpečuje správne smerovanie podľa DIČ, overenie identity účastníkov a potvrdenie o odoslaní a prijatí faktúry.
Počas prechodného obdobia bude možné za určených podmienok doručiť e-faktúru aj iným spôsobom. Mimovládna organizácia však musí zostať pripravená na prijímanie faktúr prostredníctvom digitálneho poštára. Podrobnejšie podmienky alternatívneho doručovania vysvetľuje prelinkovaný článok.
Konkrétne technické riešenie závisí od potrieb organizácie. Digitálny poštár môže byť integrovaný priamo do účtovného alebo ekonomického softvéru alebo môže fungovať ako samostatná webová či mobilná aplikácia. Tá môže byť vhodná najmä pre organizácie, ktoré nemajú vlastný účtovný program alebo prijímajú iba malý počet faktúr. Slúžiť môže na prijímanie, kontrolu, stiahnutie a archiváciu e-faktúr. K dispozícii majú byť aj bezplatné riešenia, pri ich výbere si však treba overiť funkcie, podmienky aktivácie a spôsob práce s prijatými dokladmi.
Najskôr si overte pridelené DIČ, správnosť údajov a prístup na portál finančnej správy. Následne kontaktujte dodávateľa účtovného softvéru a zistite, či bude podporovať e-faktúry a službu digitálneho poštára. Pri výbere riešenia zohľadnite počet faktúr, cenu aj spôsob ich spracovania a archivácie.
Ako pripraviť mimovládnu organizáciu na e-faktúry
Príprava na e-faktúry nie je len otázkou výberu vhodného softvéru. Mimovládna organizácia si musí včas skontrolovať svoje údaje a elektronické prístupy, určiť zodpovedné osoby a nastaviť postup spracovania dokladov. Nasledujúce kroky jej pomôžu pripraviť sa na nové povinnosti systematicky a bez zbytočných komplikácií.
Skontrolujte údaje, prístupy a zodpovednosti
Prvým krokom prípravy je overenie doručenia rozhodnutia o registrácii k dani z príjmov a pridelení DIČ. Finančná správa ho doručí do elektronickej schránky na Slovensko.sk alebo poštou. V rozhodnutí skontrolujte správnosť DIČ a identifikačných údajov organizácie. Po nadobudnutí jeho právoplatnosti si overte aj zverejnenie údajov v zoznamoch na portáli finančnej správy. Pridelené DIČ následne oznámte hlavným dodávateľom, aby mohli elektronické faktúry správne nasmerovať vašej organizácii.
Dôležitou súčasťou prípravy sú funkčné elektronické prístupy. Štatutárny zástupca alebo poverená osoba potrebuje používateľský účet na portáli finančnej správy. Po prihlásení do osobnej internetovej zóny treba v časti „Autorizácie“ podať žiadosť o autorizáciu ku konkrétnemu daňovému subjektu. V žiadosti sa uvádzajú údaje žiadateľa, údaje organizácie a právny titul na konanie. Ak je to potrebné, prikladá sa aj plnomocenstvo alebo poverenie. Po spracovaní žiadosti príde notifikačný e-mail a organizácia by sa mala zobraziť medzi sprístupnenými subjektmi.
Vopred si určte aj to, kto bude faktúry prijímať, kontrolovať, schvaľovať a odovzdávať na zaúčtovanie. Jasne nastavený interný proces pomôže predísť situácii, keď sa síce faktúra správne doručí, no nikto ju včas nespracuje. Ak organizácia spolupracuje s externým účtovníkom, dohodnite spôsob sprístupňovania dokladov a rozsah jeho prístupu.
Zvolené riešenie by malo zostať pod kontrolou samotnej organizácie, napríklad štatutára alebo poverenej osoby. Organizácia by mala mať hlavný prístup k faktúram, archívu a nastaveniam, zatiaľ čo účtovník môže dostať prístup potrebný na spracovanie dokladov. Pri prípadnej zmene účtovníka tak faktúry, nastavenia aj identita organizácie v sieti Peppol zostanú pod jej kontrolou.
Preverte softvér a nastavte spracovanie e-faktúr
Ak organizácia používa účtovný softvér, overte si u jeho dodávateľa podporu štruktúrovaných e-faktúr vo formáte XML a napojenie na digitálneho poštára. Zistite tiež cenu, podmienky aktivácie a možnosti automatického spracovania, párovania a archivácie dokladov.
Pri väčšom počte faktúr uprednostnite riešenie, ktoré čo najviac obmedzí ručnú prácu. Preverte si automatické načítanie údajov, párovanie faktúr s úhradami, objednávkami alebo dodacími listami a možnosť nastaviť samostatný prístup pre externého účtovníka.
Pre organizáciu bez účtovného programu alebo s nízkym počtom faktúr môže byť vhodná samostatná webová či mobilná aplikácia digitálneho poštára. Pri výbere porovnajte cenu, upozorňovanie na nové faktúry, archiváciu a možnosť prístupu pre účtovníka. K dispozícii majú byť aj bezplatné riešenia.
Následne nastavte postup od prijatia a kontroly faktúry až po jej schválenie, zaúčtovanie a archiváciu. Zavedenie eFaktúry neznamená povinnosť zrušiť existujúci papierový archív. Pred 1. januárom 2027 je vhodné otestovať prístupy, doručovanie aj spoluprácu s účtovníkom.
Za pripravenosť na prijímanie e-faktúr zodpovedá príjemca. Pri porušení povinností môže byť uložená sankcia do 10 000 eur, pri opakovanom porušení až do 100 000 eur. Sankcia za nevyhotovenie e-faktúry sa však môže týkať iba mimovládnej organizácie, ktorá je platiteľom DPH.
Najčastejšie otázky o e-faktúrach v mimovládnych organizáciách
Nové pravidlá elektronickej fakturácie prinášajú mimovládnym organizáciám viacero praktických otázok. V nasledujúcom prehľade nájdete stručné odpovede týkajúce sa DIČ, prijímania a vyhotovovania e-faktúr, digitálneho poštára aj možných sankcií.
1. Musí e-faktúry prijímať aj mimovládna organizácia, ktorá nie je platiteľom DPH?
Áno. Od 1. januára 2027 musia byť na prijímanie e-faktúr pripravené všetky tuzemské právnické osoby vrátane občianskych združení, nadácií a neziskových organizácií, ktoré sú neplatiteľmi DPH. Povinnosť sa uplatní, ak im platiteľ DPH vyhotoví e-faktúru za zákonom určené tuzemské dodanie, napríklad za nájom, účtovníctvo, softvér, služby alebo nakúpený tovar.
2. Kedy musí mimovládna organizácia e-faktúry aj vyhotovovať a odosielať?
Táto povinnosť sa týka mimovládnej organizácie, ktorá je platiteľom DPH. Nevzniká však pri každej transakcii. Uplatní sa pri zákonom určených tuzemských dodaniach tovarov alebo služieb inému tuzemskému podnikateľovi, zdaniteľnej osobe alebo právnickej osobe. Pri dodaní bežnému občanovi v postavení spotrebiteľa organizácia povinnú e-faktúru nevyhotovuje.
3. Ako organizácia zistí, či jej bolo pridelené DIČ?
Finančná správa automaticky pridelí DIČ približne 58-tisíc mimovládnym organizáciám, ktoré ho doteraz nemali. Vo väčšine prípadov preto nebude potrebné podávať žiadosť ani navštíviť daňový úrad. Rozhodnutie príde do elektronickej schránky na Slovensko.sk alebo poštou. Po jeho právoplatnosti si organizácia môže skontrolovať pridelené DIČ a správnosť údajov v zoznamoch na portáli finančnej správy.
4. Znamená pridelenie DIČ registráciu za platiteľa DPH alebo povinnosť podávať daňové priznanie?
Nie. Samotným pridelením DIČ sa mimovládna organizácia nestáva platiteľom DPH a automaticky jej nevzniká povinnosť podávať daňové priznanie. Rozsah jej daňových povinností naďalej závisí od charakteru činnosti a príjmov. V systéme eFaktúry bude DIČ slúžiť ako identifikátor, podľa ktorého sieť Peppol správne nasmeruje elektronickú faktúru príslušnej organizácii.
5. Potrebuje každá mimovládna organizácia digitálneho poštára?
Mimovládna organizácia musí byť pripravená prijímať e-faktúry prostredníctvom certifikovanej doručovacej služby, ktorú zabezpečuje digitálny poštár. Počas prechodného obdobia od 1. januára 2027 do 30. júna 2030 bude za splnenia stanovených podmienok možné doručiť e-faktúru aj iným spôsobom. Stále však musí ísť o predpísaný štruktúrovaný formát a s alternatívnym spôsobom doručenia musí príjemca súhlasiť.
6. Aké riešenie je vhodné pre organizáciu s malým počtom faktúr?
Pre organizáciu bez účtovného softvéru alebo s nízkym počtom faktúr môže byť vhodná samostatná webová či mobilná aplikácia digitálneho poštára. Umožní prijímať, kontrolovať, sťahovať a archivovať e-faktúry. K dispozícii majú byť aj bezplatné riešenia. Pred výberom si však treba overiť ich funkcie, podmienky aktivácie, archiváciu, upozorňovanie na nové doklady a možnosť prístupu pre účtovníka.
7. Je faktúra vo formáte PDF poslaná e-mailom elektronickou faktúrou?
Nie. Bežný PDF dokument priložený k e-mailu nie je e-faktúrou v zmysle nového systému. E-faktúra je štruktúrovaný XML súbor podľa európskej normy EN 16931. Jednotná dátová štruktúra umožňuje účtovnému alebo ekonomickému systému údaje automaticky načítať a spracovať bez ručného prepisovania. Používateľ pritom bude faktúru naďalej vidieť v čitateľnej podobe.
8. Aké následky môže mať nepripravenosť na prijímanie alebo vyhotovovanie e-faktúr?
Za pripravenosť na prijímanie e-faktúr zodpovedá príjemca. Pri porušení povinností súvisiacich s eFaktúrou alebo pri zaslaní nesprávnych údajov môže byť uložená sankcia do 10 000 eur, pri opakovanom porušení až do 100 000 eur. Sankcia sa neuplatní pri zrejmom omyle, ktorý organizácia bezodkladne opraví, ani pri preukázateľnom technickom probléme na strane digitálneho poštára. Sankcia za nevyhotovenie e-faktúry sa môže týkať iba organizácie, ktorá je platiteľom DPH.
Nie ste si istí, ako pripraviť organizáciu na e-faktúry?
Príprava na elektronickú fakturáciu zahŕňa kontrolu DIČ, elektronických prístupov, účtovného softvéru aj výber vhodného digitálneho poštára. Dôležité je tiež správne nastaviť prijímanie, kontrolu a spracovanie dokladov.
Napíšte nám a pozrieme sa na situáciu vašej organizácie konkrétne. Pomôžeme vám zorientovať sa v nových povinnostiach a nastaviť účtovné procesy tak, aby ste boli pripravení na 1. január 2027.